Die Versorgungsanstalt der deutschen Bühnen (VddB) und die Versorgungsanstalt der deutschen Kulturorchester (VddKO) bieten Ihnen mit ihrem gemeinsamen Arbeitgeberportal die Möglichkeit, die Versicherten anzumelden, Mutterschutzzeiten mitzuteilen, Entgeltumwandlungen zu erfassen sowie die Beiträge und die Altersversorgungsabgabe (nur VddB) zu melden und abzurechnen. Dabei ist Datenschutz ein wichtiges Anliegen für uns. Hinsichtlich der Einzelheiten zum Datenschutz und zur Datenverarbeitung verweisen wir auf die Datenschutzhinweise auf unseren allgemein zugänglichen Homepages unter www.buehnenversorgung.de bzw. www.orchesterversorgung.de unter „Datenschutz“.
Die VddB und VddKO verarbeiten im Rahmen ihres Auftrags – den bei ihren Mitgliedern beschäftigten Versicherten eine Alters-, Berufsunfähigkeits- und Hinterbliebenenversorgung zu gewähren – Ihre Mitgliedsdaten sowie die personenbezogenen Daten ihrer Versicherten und Ruhegeldempfänger.
1. Personenbezogene Daten im Rahmen der Mitgliedschaft
Hier handelt es sich insbesondere um Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Berufsstellung, Familienstand, Beschäftigungsmerkmale, Beginn und Ende des Beschäftigungsverhältnisses sowie Daten von Kindern (Geburtsdatum, Kindererziehungszeiten). Hinzu kommen die Daten über die Mitgliedschaft und Abrechnungsstellen. Wir erhalten sie von Ihnen aufgrund Ihrer Auskunftspflicht nach § 46 Abs. 2 der Satzung der VddB bzw. nach § 43 Abs. 2 der Satzung der VddKO. Zudem verarbeiten wir – soweit dies aufgrund unseres Versorgungsauftrags oder sonstiger gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist – personenbezogene Daten, die wir von Dritten (insbesondere von Gerichten) in zulässiger Weise erhalten. Grundsätzlich ist das von uns beauftragte Wirtschafsprüfungsunternehmen berechtigt, im Rahmen seiner Prüfung sämtliche personenbezogene Daten einzusehen.
2. Nutzungsbedingte personenbezogene Daten
Durch die Portalnutzung fallen weitere personenbezogene Daten zu Ihrem Nutzerprofil (Benutzername, E-Mail-Adresse, Dienstadresse sowie Passwort) sowie die Daten zu Ihren Aktivitäten, insbesondere Ihre Zugriffe im Portal, an. Diese speichern wir aus Sicherheitsgründen zur Nachvollziehbarkeit und zur Betrugsvermeidung.
3. Datenschutzrechtliche Zulässigkeit der Datenverarbeitung
Für die VddB und VddKO stehen bei der Datenverarbeitung die Grundsätze der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung und Transparenz, der Datenintegrität und Vertraulichkeit sowie der Datenminimierung im Vordergrund.
Wir verarbeiten Ihre Daten auf der Grundlage der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG):
- Zur Durchführung des Versorgungsauftrags (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO): Ohne die erhobenen Daten kann die VddB diesen nach der Tarifordnung für die deutschen Theater in Verbindung mit ihrer Satzung und die VddKO diesen nach der Tarifordnung für die deutschen Kulturorchester in Verbindung mit ihrer Satzung nicht erfüllen. Ihre Daten können auch im Rahmen interner Tests unserer technischen Systeme verarbeitet werden, sofern dies nicht mit vertretbarem wirtschaftlichem Aufwand auf Basis von anonymen Daten erfolgen kann. Die Datensicherheit gemäß Art. 32 DSGVO ist dabei selbstverständlich durchgehend gewährleistet.
- Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO): Die VddB und VddKO müssen steuer- und sozialversicherungsrechtliche Kontroll- und Meldepflichten sowie aufsichtsrechtliche Vorgaben erfüllen. Auch zu diesen Zwecken werden Ihre Daten von uns verarbeitet.
- Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO): Soweit Sie die Datenschutzerklärung akzeptieren, erteilen Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke. In diesem Rahmen ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Die Erklärung ist formlos möglich.
4. Datenweitergabe
Innerhalb der VddB und VddKO erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf die Daten, die diese zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten brauchen. Die für die VddB und VddKO zuständigen Mitarbeiter der Bayerischen Versorgungskammer betreuen die Mitglieder beider Versorgungsanstalten. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn sie die Vertraulichkeit und unsere datenschutzrechtlichen Weisungen wahren. Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Hauses ist zunächst zu beachten, dass wir zur Verschwiegenheit über alle personenbezogenen Daten verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen. Personenbezogene Informationen dürfen wir nur weitergeben, wenn wir zur Erteilung einer Auskunft aufgrund unserer Aufgabe befugt, durch gesetzliche Bestimmungen verpflichtet sind oder der Betroffene eingewilligt hat. Dabei haben die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Einhaltung der Vertraulichkeit sowie die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu garantieren. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:
- Öffentliche Stellen und Institutionen (Finanzbehörden, Gerichte, Aufsichtsbehörden);
- Auftragsverarbeiter, an die wir zur Durchführung unserer Aufgabe personenbezogene Daten übermitteln (z.B. Druckdienstleister, EDV-/ IT-Unterstützungs- und Wartungsdienstleister, Wirtschaftsprüfungsdienstleister, Zahlungsverkehrsdienstleister, Rechtsbeistände, Versicherungen).
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung von Aufträgen (z. B. Zahlungsaufträge) erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), der Betroffene uns eine Einwilligung erteilt hat oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister in einem Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in der EU verpflichtet.
5. Aufbewahrung der Daten bzw. Löschung
Wir verarbeiten und speichern die personenbezogenen Daten solange es für die Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass das Versorgungsverhältnis über viele Jahre und hinsichtlich der Hinterbliebenenversorgung über den Tod des (früheren) Versicherten hinaus angelegt ist. Sind die Daten für die Erfüllung der Versorgungsaufgabe oder sonstiger gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese gelöscht. Dabei beachten wir die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen insbesondere des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung. Die in Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung vorgegebenen Fristen betragen sechs bis zehn Jahre. Außerdem ist eine Weiterverarbeitung zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften erforderlich. Nach dem Verwaltungsverfahrensgesetz können diese bis zu 30 Jahre betragen.
6. Datenschutzbeauftragter
Die Überwachung der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften unterliegt innerhalb der VddB und VddKO dem von der Bayerischen Versorgungskammer zum behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellten Mitarbeiter, an den Sie sich in allen datenschutzrechtlichen Fragen im Zusammenhang mit den Versorgungsanstalten wenden können. Der Datenschutzbeauftragte ist gemäß Art. 39 EU-DSGVO in dieser Eigenschaft weisungsfrei.
Sie erreichen unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten unter:
Datenschutzbeauftragte bei der Bayerischen Versorgungskammer
Denninger Str. 37, 81925 München
Telefon: +49 89 9235-9292
E-Mail: datenschutz@versorgungskammer.de
7. Aufsichtsbehörde
Zuständige Aufsicht für die Kontrolle der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften ist der
Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Str. 153, 53117 Bonn
Telefon: +49 228 997799-0
Fax: +49 228 997799-5550
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de
8. Cookie Policy
Cookies sind kleine Textdateien, die von uns in Ihrem Browser bzw. auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sobald Sie das gemeinsame Arbeitgeberportal der VddB und der VddKO besuchen, werden von unserem System Cookies versendet, es sei denn, Sie haben entsprechende Browser-Einstellungen vorgenommen, die dies verhindern.
In den meisten Webbrowsern können Sie einstellen, wie mit Cookies umgegangen werden soll. Wenn Sie Ihren Browser jedoch so einstellen, dass sämtliche (auch für den Portalbetrieb technisch erforderliche) Cookies blockiert werden, können Sie das Portal teilweise oder überhaupt nicht nutzen.
Im Rahmen des Arbeitgeberportals werden Cookies sowie weitere Objekte wie LocalStorage-Objects verwendet (zusammen als „Cookies“ bezeichnet, sofern nichts anderes angegeben), um Sie von anderen Nutzern der Website zu unterscheiden. Dies ermöglicht uns, Ihnen ein angenehmes Nutzungserlebnis zu bieten und unsere Dienste zu verbessern.
Die im Arbeitgeberportal der VddB und VddKO eingesetzten Cookies dienen im Detail folgenden Funktionen:
- Speicherung von Web Tokens für angemeldete Benutzer, welche für die Portalnutzung technisch zwingend erforderlich sind:
- zur sicheren Verwendung der besuchten Seite durch Authentifizierung und Autorisierung
- zur personalisierten Steuerung der Webseiten-Inhalte
- Speicherung von Analytics-Cookies, welche für die Portalnutzung nicht zwingend erforderlich sind:
- für die anonymisierte Auswertung der Bedienung des Portals, z.B. welche Funktionen wurden häufig oder welche gar nicht aufgerufen
- zur Unterstützung der weiteren Verbesserung des Portals