1. Das Arbeitgeberportal (AGPVBO)
Was ist das Arbeitgeberportal?
Das Arbeitgeberportal der Versorgungsanstalten der deutschen Bühnen und der deutschen Kulturorchester, kurz AGPVBO, ist die komfortable Form der Zusammenarbeit:
- sicher
- schnell
- serviceorientiert
Registrierte Mitglieder haben mit dem Arbeitgeberportal die Möglichkeit Meldungen für ihre Beschäftigten online durchzuführen:
- Datenträger (DT) für Beitragsmeldungen
- Beitragsmeldungen (Einzelmeldungen)
- Erstanmeldungen (Versicherte)
- Anfragen Versicherungsnummer
- Mutterschutzzeiten
- Entgeltumwandlungsbeiträge
- Altersversorgungsabgabe (nur VddB)
Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie bereits übermittelte Meldungen in der Meldehistorie einsehen können. Ihre noch zu verarbeitenden Meldungen finden Sie unter dem Menüpunkt Arbeitspakete.
2. Erstregistrierung für Administratoren
Die Registrierung als Administrator erfolgt durch vom Mitglied bestimmte, namentlich benannte Mitarbeiter. Das entsprechende Antragsformular wird dem antragsstellenden Mitarbeiter per E-Mail-Link zum Download zur Verfügung gestellt. Das ausgedruckte Antragsformular ist vom Antragssteller und einer für das Mitglied zeichnungsbefugten Person zu unterschreiben, gegebenenfalls abzustempeln und per Post bzw. E-Mail an die VddB bzw. die VddKO zu senden. Nach Überprüfung und Freigabe des Antrags erhält der neu registrierte Administrator die Zugangsdaten für das Arbeitgeberportal per Briefpost.
Um sich erstmalig als Administrator für das Arbeitgeberportal registrieren zu können, klickt man auf der Startseite auf den Menüpunkt Als Administrator registrieren. Dadurch wird der Registrierungsprozess gestartet.
Ausfüllen des Registrierungsformulares für das Arbeitgeberportal der VddB und VddKO | |
Bestätigung Ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse und Antragsdownload | |
Versand des ausgedruckten Registrierungsantrages per Post an die BVK | |
Sie erhalten von uns einen Brief mit einem einmaligen Passwort und Ihrer persönlichen Service-PIN | |
Festlegung eines persönlichen Passwortes |
Wenn Sie bereits als Administrator oder Sachbearbeiter im Arbeitgeberportal registriert sind und Administratoren-Rechte erweitern/erhalten möchten, können Sie den Prozess unter Mein Profil mittels Klick auf den Button Administrator-Rechte beantragen starten (siehe auch 6.2 Wie lassen sich Benutzerprofile von Administratoren/Sachbearbeiter bearbeiten?).
3. Benutzerverwaltung für Administratoren
In der Benutzerverwaltung können Sie in der Funktion eines Administrators Ihre Sachbearbeiter und andere Administratoren verwalten, d. h. Rechte erteilen oder entziehen.
3.1. Anlegen eines Sachbearbeiters
Um den neuen oder einen weiteren Sachbearbeiter anzulegen, klicken Sie in der Benutzerverwaltung bitte auf den Button Neuen Sachbearbeiter anlegen.
Schritt 1: Erfassung persönliche Daten und Berechtigungen des Sachbearbeiters
Bitte füllen Sie die Eingabemaske vollständig mit den dienstlichen Daten des Sachbearbeiters aus. Achten Sie hierbei darauf, aus Datenschutzgründen kein Gruppenpostfach als E-Mail-Adresse zu verwenden.
In den nächsten Masken wählen Sie die Abrechnungsstelle und die fachlichen Berechtigungen aus.
Am Ende erhalten Sie in der Zusammenfassung nochmal einen Überblick über die getätigten Eingaben und können ggf. nochmal Änderungen durchführen.
Bitte bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Klick auf den Button Abschließen.
Schritt 2: Bestätigung der eingegebenen Daten und Abschluss des Registrierungsprozesses durch den Sachbearbeiter
An den Sachbearbeiter wird nun eine E-Mail mit weiteren Anweisungen versandt. Er muss die vom zuständigen Administrator eingegebenen Daten bestätigen und den Registrierungsprozess abschließen.
Der Sachbearbeiter hat hier auch die Möglichkeit den Registrierungsprozess abzulehnen. In diesem Fall ist eine erneute Registrierung notwendig.
Der Sachbearbeiter muss in diesem Schritt den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung/Cookie Policy zustimmen und mit Klick auf den Button Weiter den Registrierungsprozess abschließen.
Schritt 3: Abschluss
Der Sachbearbeiter erhält einen Brief mit einer Service-PIN und einem einmaligen Passwort, welches er aus Sicherheitsgründen bei der ersten Anmeldung ändern und durch ein eigenes, den Passwortrichtlinien konformes, Passwort ersetzen muss.
3.2.Sachbearbeiter aktivieren/deaktivieren
Um die Berechtigung für die Benutzung des Arbeitgeberportals zu entziehen oder zu erteilen, klicken Sie in der Detailansicht des jeweiligen Sachbearbeiters auf die Buttons Löschen oder Abrechnungsstelle hinzufügen.
Berechtigung erteilen
Bei dem Klick auf den Button Abrechnungsstelle hinzufügen kann eine Abrechnungsstelle ausgewählt werden. Im Anschluss muss mindestens eine fachliche Berechtigung vergeben werden. Der Sachbearbeiter wird per E-Mail über die neuen Berechtigungen informiert.
Berechtigung entziehen
Mit Klick auf den Button Löschen kann die Berechtigung zu einer Abrechnungsstelle entzogen werden. Der Sachbearbeiter wird per E-Mail über die entzogenen Berechtigungen informiert.
Wird die letzte vorhandene Berechtigung eines Sachbearbeiters entzogen, wird dadurch der Zugang des Sachbearbeiters zum Portal deaktiviert und er muss neu angelegt werden, um wieder im Portal arbeiten zu können.
3.3. Administratoren deaktivieren
Um die Berechtigung für die Benutzung des Arbeitgeberportals zu entziehen, klicken Sie in der Detailansicht des jeweiligen Administrators auf den Button Löschen.
Berechtigung entziehen
Der Administrator wird per E-Mail über die entzogenen Berechtigungen informiert. Eine entzogene Berechtigung kann nicht wiederhergestellt werden, sondern zieht eine neue Registrierung nach sich.
Bei der Deaktivierung des letzten oder einzigen vorhandenen Administrators werden sämtliche Sachbearbeiter gesperrt. Daher empfehlen wir Ihnen, vorab die Registrierung eines neuen Administrators zu veranlassen.
4. Begrifflichkeiten/Glossar
Administrator
Im Gegensatz zu der gängigen Annahme, dass ein Administrator ein „technischer“ Mitarbeiter ist, handelt es sich hierbei vielmehr um eine Person, die über die Berechtigung verfügt, Nutzer anzulegen und zu verwalten.
Der Administrator wird vom Mitglied bestimmt und befindet sich daher im eigenen Hause. Er hat die Berechtigung, den Kreis der Sachbearbeiter festzulegen und zu verwalten, welche Zugang zum Arbeitgeberportal erhalten sollen.
Ein Administrator hat volle Sachbearbeiter-Berechtigungen und kann selbst Meldungen erfassen und versenden.
Um die Nutzung des Arbeitgeberportals sicherzustellen (Voraussetzung mindestens ein aktiver Administrator), empfehlen wir Ihnen auf jeden Fall, einen zweiten Administrator zu berechtigen und die Daten der Administratoren und Sachbearbeiter stets aktuell zu halten.
Sachbearbeiter (SB)
Der Sachbearbeiter wird durch den hausinternen Administrator (siehe oben) angelegt und verwaltet. Für Fragen „rund um seinen Zugang“ muss sich der Sachbearbeiter an seinen Administrator wenden.
Fachliche Berechtigungen
- BM/DT = Beitragsmeldung / Datenträger
- Weitere Meldungsarten = Erstanmeldung von Versicherten, Entgeltumwandlung und Mutterschutzmeldungen
- AVA = Altersversorgungsabgabe
5. Übersicht der Link Gültigkeiten
Administrator E-Mail Verifikation
Der Link zum Antragsdownload in der E-Mail zur Verifikation der dienstlichen E-Mail-Adresse ist 5 Tage gültig. Wenn der Antragsteller die dienstliche E-Mail-Adresse bis zu diesem Zeitpunkt nicht bestätigt hat, wird der Link ungültig und der Registrierungsprozess muss nochmals gestartet werden.
Sachbearbeiter E-Mail Verifikation
Der Link in der E-Mail zur Verifikation der dienstlichen E-Mail-Adresse ist 14 Tage gültig. Wenn der Sachbearbeiter die dienstliche E-Mail-Adresse bis zu diesem Zeitpunkt nicht bestätigt hat, wird der Link ungültig und der Registrierungsprozess muss nochmals gestartet werden.
Zugangsdaten
Nach erfolgreicher Antragsfreigabe bekommt der Nutzer per Post die Zugangsdaten (einmaliges Passwort und persönliche Service-PIN) für den erstmaligen Login zugesandt. Das einmalige Passwort verliert nach Benutzung seine Gültigkeit.
Persönlich vergebene Passwörter sind unbegrenzt gültig.
6. FAQ / Häufig gestellte Fragen
6.1. Technische Fragen
Wie funktioniert die Anmeldung (Login) im Arbeitgeberportal?
Die Anmeldung (Login) im Arbeitgeberportal erfolgt (Registrierung vorausgesetzt) grundsätzlich durch Eingabe von E-Mail-Adresse, persönlichem Passwort und Einmalpasswort.
Die Maske Einmalpasswort öffnet sich nach erfolgreichem Login (Eingabe E-Mail-Adresse und Passwort).
Das Einmalpasswort erhalten Sie nach jedem Login neu per E-Mail.
Ich habe mein Passwort vergessen. Was kann ich tun?
Sie können auf der Startseite auf den Button Passwort vergessen klicken. Nun haben Sie die Möglichkeit mit Hilfe Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrer persönlichen Service-PIN ein neues Passwort anzufordern. Nach korrekter Eingabe Ihrer Daten und einem Klick auf den Button Neues Passwort anfordern wird Ihnen eine entsprechende E-Mail mit einem Bestätigungslink (1 Stunde Gültigkeitsdauer) zugesendet.
Nach erfolgreichem Login haben Sie die Möglichkeit Ihr altes Passwort zurückzusetzen und ein neues einzurichten (bitte beachten Sie auch hier die Passwortrichtlinie).
Welche Endgeräte können genutzt werden?
- Desktop-PC
- Laptop
Welche Browserversionen können genutzt werden?
- Google Chrome
- Microsoft Edge
- Mozilla Firefox
- Apple Safari
Bitte verwenden Sie eine aktuelle Version der o. g. Browser.
Welche Browsereinstellungen sind erforderlich?
Damit alle Funktionen optimal angezeigt und genutzt werden können, müssen folgende Funktionen in Ihrem Browser aktiviert sein:
- JavaScript
Was ist bei der Eingabe der Zugangsdaten zu beachten?
Bitte achten Sie auf die exakte Groß- und Kleinschreibung des Passwortes.
Warum erscheint bei der Anmeldung die Fehlermeldung, dass die Zugangsdaten nicht korrekt sind?
Eventuell handelt es sich um einen Eingabefehler oder auf der Tastatur ist die "Feststelltaste" für die Großschreibung aktiviert. Es kann auch sein, dass Benutzername und Passwort nicht zueinander passen.
Der Zugang zum Arbeitgeberportal ist gesperrt. Wie gehe ich vor?
Wenn das Passwort fünfmal falsch eingegeben wurde, wird aus Sicherheitsgründen der Zugang zum Arbeitgeberportal gesperrt. Bitte nutzen Sie die Option Passwort vergessen?, um ein neues Passwort zu setzen.
Hierfür benötigen Sie Ihre vom Arbeitgeberportal mitgeteilte Service-PIN.
Was passiert, wenn längere Zeit keine Eingabe erfolgt oder eine Abmeldung durchgeführt wird?
Wird innerhalb von 15 Minuten keine Aktion im Arbeitgeberportal durchgeführt, werden Sie aus Sicherheitsgründen automatisch abgemeldet. Eine neue Anmeldung ist natürlich jederzeit möglich.
6.2. Grundsätzliche Fragen
Wer kann sich für das Arbeitgeberportal registrieren?
Die Nutzungsberechtigung für das Arbeitgeberportal wird an Pflichtmitglieder und freiwillige Mitglieder (§§ 12 und 13 der Satzung der jeweiligen Versorgungsanstalt) vergeben.
Was ist der Unterschied zwischen einem Administrator und einem Sachbearbeiter?
Administrator | Sachbearbeiter |
---|---|
Ein Administrator registriert sich nur für eine Mitgliedsnummer und erhält nach Genehmigung des Antrages automatisch
die Berechtigung für die dazugehörige Abrechnungsstellennummer.
Ein Administrator hat immer alle fachlichen Berechtigungen (Beitragsmeldungen, Erstanmeldung, Mutterschutz, Entgeltumwandlung und Altersversorgungsabgabe). Das bedeutet, der Administrator kann selbst Meldungen erfassen und auch alle gesendeten Meldungen in der Meldehistorie einsehen. |
Ein Sachbearbeiter wird von einem Administrator für eine oder mehrere Abrechnungsstellen berechtigt.
Der Administrator vergibt dem Sachbearbeiter pro Abrechnungsstelle die fachlichen Berechtigungen.
Das bedeutet, der Sachbearbeiter hat nur die fachliche Berechtigung die er benötigt. Bei den fachlichen Berechtigungen für die Sachbearbeiter gibt es 3 Gruppen:
|
Ein Administrator muss sich für eine Mitgliedsnummer registrieren und erhält automatisch Zugriff auf die zur Mitgliedsnummer zugehörigen Abrechnungsstellen. | Ein Sachbearbeiter wird von einem Administrator für eine oder mehrere Abrechnungsstellen berechtigt. |
Ein Administrator muss alle angelegten Sachbearbeiter verwalten:
|
Ein Sachbearbeiter erstellt/verschickt Meldungen für die er berechtigt wurde und hat keine administrativen Berechtigungen. |
Was ist der Unterschied zwischen einer Abrechnungsstelle und einer Mitgliedsnummer?
Ein Administrator registriert sich nur für eine Mitgliedsnummer und erhält nach Genehmigung des Antrages automatisch die Berechtigung für die dazugehörige Abrechnungsstellennummer.
Mitglied der Versorgungsanstalt der deutschen Bühnen (VddB) oder der Versorgungsanstalt der deutschen Kulturorchester (VddKO) ist jeder Rechtsträger eines Theaters, einer Theaterproduktion (Theaterunternehmen) oder eines Kulturorchesters mit Sitz in der Bundesrepublik Deutschland.
Diese erhalten eine Mitgliedsnummer, welche bei der VddB mit der Ziffer 1 (Bsp.: J/B - 19999) und bei der VddKO mit der Ziffer 2 (Bsp.: J/O - 29999) beginnen.
Den Abrechnungsstellen obliegt die Berechnung, Einzahlung und Abrechnung der Pflichtbeiträge zur VddB und VddKO.
Diese erhalten eine Abrechnungsstellennummer, welche bei der VddB mit den Ziffern 1 oder 3 (Bsp.: J/B - 39999) und bei der VddKO mit den Ziffern 2 oder 4 (Bsp.: J/O - 49999) beginnen.
Wie wird eine Abrechnungsstelle zum Arbeitgeberportal hinzugefügt?
Registrierte Administratoren erhalten automatisch auch die Berechtigung für alle zum Mitglied zugehörigen Abrechnungsstellen.
Die entsprechenden Berechtigungen pro Abrechnungsstelle werden für jeden Sachbearbeiter vom zuständigen Administrator verwaltet.
Wie kann ich meinen Zugang löschen / deaktivieren
Sachbearbeiter
Administratoren können den Sachbearbeitern, für die sie zuständig sind, Berechtigungen vergeben, ändern oder entziehen. Wird die letzte Berechtigung entzogen, wird der Zugang des Sachbearbeiters zum Portal deaktiviert.
Administrator
Registrierte Administratoren können sich selbst aber auch andere Administratoren, mit denen Sie sich die Berechtigungen teilen, deaktivieren. Die Deaktivierung erfolgt in der Benutzerverwaltung für Administratoren.
Werden dem letzten aktiven (= registrierten) Administrator die Berechtigungen entzogen, wirkt sich das unmittelbar auf die von ihm betreuten Sachbearbeiter aus.
Die betreffenden Abrechnungsstellen werden dadurch inaktiv, weil für das Mitglied kein aktiver Administrator vorhanden ist. Inaktiven Abrechnungsstellen zugeordnete Sachbearbeiter haben nur noch lesend Zugriff auf das Portal. Ohne einen aktiven Administrator ist für die betroffene Abrechnungsstelle keine Bearbeitung im Arbeitgeberportal möglich.
Sofern nicht bereits ein Vertreter (Administrator) existiert, raten wir daher beim Wechsel oder Ausscheiden des Administrators, rechtzeitig einen neuen Administrator zu registrieren, damit die Online-Übermittlung von Meldungen uneingeschränkt fortgesetzt werden kann.
Die Deaktivierung des Administrators ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Sollte es erforderlich sein, einen deaktivierten Administratorzugang wiederherzustellen, ist dafür ein neuer Registrierungsprozess erforderlich.
Was kann man als Administrator in der Benutzerverwaltung tun?
Administratoren können unter dem Menüpunkt Benutzerverwaltung:
- Sachbearbeiter anlegen (beliebig viele, keine Begrenzung)
- Berechtigungen der Sachbearbeiter erweitern/einschränken
- Berechtigungen von Administratoren einsehen und löschen
Wie lassen sich Benutzerprofile von Administratoren/Sachbearbeitern bearbeiten?
Der Administrator bzw. Sachbearbeiter kann selbst unter dem Menüpunkt Mein Profil folgende Profildaten bearbeiten:
- Basisdaten
- dienstliche E-Mail-Adresse
- Passwort
Für die Änderung der E-Mail-Adresse und Basisdaten wird die Service-PIN benötigt.
Über den Button Administrator-Rechte beantragen können Sie die Registrierung für zusätzliche Mitglieder als Administrator beantragen/einleiten.
Der Administrator kann seinen Zugang außerdem selbst deaktivieren.
Hierbei ist zu beachten:
Werden dem letzten aktiven Administrator einer Mitgliedsnummer die Berechtigungen entzogen, wirkt sich das unmittelbar auf die von ihm betreuten Sachbearbeiter aus. Sofern nicht bereits ein Vertreter (Administrator) existiert, raten wir daher beim Wechsel oder Ausscheiden des Administrators, rechtzeitig einen neuen Administrator zu registrieren, damit die Online-Übermittlung uneingeschränkt fortgesetzt werden kann.
7. Benutzerhandbuch
Das Benutzerhandbuch finden Sie auf den Internetseiten der Bühnenversorgung und Orchesterversorgung unter dem Menüpunkt Mitglieder / Arbeitgeber ➜ Arbeitgeberportal oder im Downloadcenter.