1. Anbieter und angebotene Dienste
Anbieter des Arbeitgeberportals sind die Versorgungsanstalt der deutschen Bühnen - VddB - und die Versorgungsanstalt der deutschen Kulturorchester - VddKO -. Über das Arbeitgeberportal haben die Mitglieder (siehe Ziffer 2) die Möglichkeit:
- Versicherte anzumelden
- Mutterschutzzeiten mitzuteilen
- Beiträge zu melden und abzurechnen
- Entgeltumwandlungsbeiträge zu melden und abzurechnen
- Altersversorgungsabgabe - AVA - zu melden und abzurechnen (nur VddB)
Außerdem besteht die Möglichkeit, entsprechende Dokumente herunterzuladen und Serviceangebote rund um die jeweilige Versorgungsanstalt einzusehen.
2. Nutzungsberechtigter Personenkreis (Nutzer)
Die Nutzungsberechtigung für das Arbeitgeberportal wird an Pflichtmitglieder und freiwillige Mitglieder (§§ 12 und 13 der Satzung der jeweiligen Versorgungsanstalt) vergeben.
3. Nutzungsvoraussetzungen
Die Nutzungsberechtigung für das Arbeitgeberportal setzt bei der Registrierung die ausdrückliche Zustimmung des Administrators und des Sachbearbeiters zu diesen Nutzungsbedingungen voraus.
Da unter anderem Cookies eingesetzt werden, welche für die Funktion des Portals zwingend erforderlich sind, muss deren Verwendung ebenfalls zugestimmt werden, um das Portal nutzen zu können. Die Nutzungsbedingungen regeln das Nutzungsverhältnis zwischen der VddB bzw. der VddKO und dem Nutzer.
Es gilt jeweils die Version der Nutzungsbedingungen, welcher der Nutzer zuletzt ausdrücklich zugestimmt hat. Sie wird ihm bei der Registrierung als auch bei jeder Änderung (siehe Ziffer 11) angezeigt und kann heruntergeladen und dauerhaft abgespeichert bzw. ausgedruckt werden. Stimmt der Nutzer einer Änderung der Nutzungsbedingungen nicht zu, kann ihm die Nutzungsberechtigung für das Arbeitgeberportal entzogen werden. Damit ist keine Nutzung mehr möglich.
4. Zugang zur Nutzung (Registrierung)
4.1. Zugang als Administrator
Die Registrierung erfolgt durch vom Mitglied bestimmte, namentlich benannte Mitarbeiter (Administratoren). Diese beantragen die Zulassung zur Nutzung des Arbeitgeberportals. Das entsprechende Antragsformular wird dem Administrator per E-Mail-Link zum Download zur Verfügung gestellt. Das ausgedruckte Antragsformular ist vom Administrator und der für das Mitglied zeichnungsbefugten Person zu unterschreiben, gegebenenfalls abzustempeln und mit Briefpost an die VddB bzw. die VddKO zu senden. Nach Überprüfung des Antrags erhält der Administrator die Zugangsdaten zur Benutzerverwaltung im Arbeitgeberportal per Briefpost.
Damit kann der Administrator die Sachbearbeiter, die das Portal nutzen, anlegen. Sachbearbeiter können Mitarbeiter des Mitglieds sowie externe Dienstleister sein.
Für jedes Mitglied können sich mehrere Administratoren mit der jeweils eigenen dienstlichen E-Mail-Adresse registrieren. Ein Administrator ist zur Nutzung aller Funktionen des Arbeitgeberportals berechtigt, dies umfasst insbesondere auch die Einsicht in die Daten bezüglich der Erstanmeldungen, der Beitragsmeldungen, der Entgeltumwandlungen, der Mutterschutzzeiten und der AVA (nur VddB).
Der Administrator trägt die Verantwortung für die Vergabe der Nutzungsberechtigungen der Sachbearbeiter sowie jede von ihm vorgenommene Änderung in der Benutzerverwaltung, damit diese stets auf dem aktuellen Stand ist. Darunter fällt insbesondere:
- Bestimmung des jeweiligen Sachbearbeiters des Nutzers, welchem von der VddB bzw. der VddKO ein Zugang zum Arbeitgeberportal einzuräumen ist. Dazu hat er diesen mit Vor- und Nachnamen, dienstlicher Telefonnummer sowie E-Mail-Adresse auf der entsprechenden Eingabemaske zu benennen. Vor der Eingabe dieser personenbezogenen Daten stellt der Administrator sicher, dass eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO des jeweiligen Sachbearbeiters vorliegt.
- Erneute Benennung des Sachbearbeiters auf der entsprechenden Eingabemaske, wenn der Sachbearbeiter den Bestätigungslink in seiner „Verifizierungs-E-Mail“ nicht innerhalb der Gültigkeitsdauer angeklickt hat.
- Vergabe und Änderung der Berechtigungen für den jeweiligen Sachbearbeiter
- Deaktivierung des Zugangs des Sachbearbeiters durch Entzug sämtlicher Berechtigungen. Mögliche
Gründe für die Deaktivierung des Sachbearbeiters:
- dessen Ausscheiden beim Nutzer
- der Zugang wird nicht mehr benötigt (z. B. Arbeitsplatzwechsel, Elternzeit, usw.)
- Reaktivierung des Zugangs eines Sachbearbeiters durch erneute Benennung des Sachbearbeiters
auf der entsprechenden Eingabemaske. Mögliche Gründe für die Reaktivierung des Sachbearbeiters:
- der Zugang wird wieder benötigt (z. B. Rückkehr aus Elternzeit, usw.)
Das Mitglied hat das Ausscheiden eines registrierten Administrators anzuzeigen. Der Administrator kann seinen Zugang außerdem selbst deaktivieren, sofern es noch mindestens einen weiteren Administrator beim Mitglied gibt. Hierzu ist es erforderlich, dass er sich die Berechtigung für die entsprechenden Mitglieder entzieht. Im Notfall besteht auch die Möglichkeit für die VddB bzw. die VddKO, den Administrator zu deaktivieren.
4.2. Zugang als Sachbearbeiter
Ein vom Administrator angelegter Sachbearbeiter erhält nach Verifizierung seiner E-Mail-Adresse seine Zugangsdaten zum Arbeitgeberportal per Briefpost.
Der registrierte Sachbearbeiter erhält eine Zugangsmöglichkeit (Account) zu den Service-Funktionen des Portals. Dadurch kann er die im Portal angebotenen Dienste (Ziffer 1) nutzen.
Der Account beinhaltet die jederzeit widerrufliche und nicht übertragbare Berechtigung zur Nutzung des Arbeitgeberportals im Rahmen der Verfügbarkeit (siehe Ziffer 7). Der Sachbearbeiter hat dem Administrator die Beendigung seiner Nutzungsberechtigung mitzuteilen. Die Adress- und Kommunikationsdaten im Account sind von jeweiligen Sachbearbeiter zu pflegen und aktuell zu halten.
4.3. Geheimhaltung der Zugangsdaten
Die persönlichen Zugangsdaten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden und sind vor dem Zugriff durch Dritte geschützt aufzubewahren.
4.4. Die Registrierung und die Nutzung des Arbeitgeber-Portals sind kostenfrei
5. Verzicht auf Schriftform
Das Mitglied erklärt sich einverstanden, dass die VddB bzw. die VddKO von der Möglichkeit Gebrauch machen können, sämtliche Dokumente ausschließlich über das Arbeitgeberportal zur Verfügung zu stellen. Die Versorgungsanstalten verzichten für sämtliche rechtserhebliche Erklärungen des Mitglieds über das Portal auf die Schriftform. Dokumente, für die gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist, werden die VddB bzw. die VddKO auf dem Postweg zusenden.
6. Dokumente
Werden Dokumente in den Account eingestellt, erhält der Nutzer im Portal einen Hinweis. Dies wird zunächst lediglich die Bescheinigung der Erstanmeldung neuer Versicherter sein. Im Account werden die Dokumente für die Dauer von zwei Kalenderjahren bereitgestellt. Danach ist eine Kenntnisnahme durch den Nutzer nicht mehr möglich. Die VddB bzw. die VddKO empfehlen dem Nutzer, die elektronisch übermittelten Dokumente unmittelbar nach Kenntnisnahme dauerhaft abzuspeichern bzw. auszudrucken und abzuheften. Sie werden ebenfalls im Dokumentenarchiv des Portals abgelegt und können dort vom Nutzer eingesehen werden.
Daher empfehlen die VddB bzw. die VddKO, das Portal regelmäßig auf neue Dokumente zu überprüfen.
Grundsätzlich wird das Einstellen neuer Dokumente im Arbeitgeberportal an die vom Nutzer angegebene E-Mail-Adresse mitgeteilt. Diese Funktion kann der Nutzer abschalten.
7. Allgemeine Informationen zum Arbeitgeberportal per E-Mail
Dem Nutzer werden allgemeine Informationen zum Arbeitgeberportal an die von ihm angegebene E-Mail-Adresse übermittelt.
8. Verfügbarkeit des Arbeitgeberportals
Die Portalnutzung kann aufgrund äußerer Störungen von Netzwerk- oder Telekommunikationsverbindungen, höherer Gewalt, eigener Wartungsarbeiten oder sonstigen Umständen zeitweise eingeschränkt oder unmöglich sein.
Das Arbeitgeberportal ist kein Archivsystem. Die VddB bzw. die VddKO übernehmen keine Haftung und Gewähr für die Abrufbarkeit, Sicherheit und Speicherung hochgeladener Daten.
Die Versorgungsanstalten können jederzeit den Zugang zu den Leistungen des Portals begrenzen, sofern die Sicherheit des Netzbetriebes, die Aufrechterhaltung der Netzintegrität, insbesondere die Vermeidung schwerwiegender Störungen des Netzes, der Software oder der gespeicherten Daten dies erfordern.
Die Versorgungsanstalten weisen darauf hin, dass das Arbeitgeberportal nicht zwingend tagesaktuelle Daten beinhaltet. Datenänderungen können mit einer zeitlichen Verzögerung im Portal aktualisiert werden.
9. Verantwortung der Nutzer für das Hochladen (Upload) von Dokumenten
Der Nutzer ist für die von ihm hochgeladenen Dokumente selbst verantwortlich. Es sind nur die für die Kommunikation mit der VddB bzw. die VddKO erforderlichen Dokumente hochzuladen. Der Nutzer ist dafür verantwortlich, dass von ihm hochgeladene Inhalte frei von Schadsoftware, Malware, Viren, Trojanern oder sonstigen Programmen bzw. Programm-Codes sind, die die Funktionsfähigkeit oder den Bestand des Arbeitgeberportals gefährden oder beeinträchtigen können.
Die VddB bzw. die VddKO sind weder für Handlungen des Nutzers noch für solche von Dritten verantwortlich.
10. Ausschluss von der Portalnutzung durch die VddB bzw. die VddKO
Die VddB bzw. die VddKO behalten sich den Ausschluss einzelner Nutzer vor. Sie sind berechtigt, den jeweiligen Zugang zu löschen, wenn Tatsachen vorliegen, die den Verdacht begründen, dass insbesondere
- vom Mitglied über den Account Rechtsverletzungen begangen wurden oder werden
- das Mitglied anderweitig schuldhaft gegen diese Nutzungsbedingungen verstößt
Diese Aufzählung ist nicht abschließend.
11. Nutzungsdauer
Die Nutzungsmöglichkeit besteht auf unbestimmte Zeit. Der Administrator des Nutzers hat jederzeit das Recht, die Nutzung zu beenden indem er sich und/oder den von ihm betreuten Sachbearbeitern die Berechtigungen entzieht. Ist kein weiterer Administrator registriert, können die registrierten Sachbearbeiter ihren Account für das betreffende Mitglied auch nicht mehr nutzen.
12. Änderung der Nutzungsbedingungen
Die VddB bzw. die VddKO können die Nutzungsbedingungen jederzeit ändern. Der Nutzer wird bei der nächsten Anmeldung zum Arbeitgeberportal ausdrücklich über die Änderung informiert. Das Einverständnis zur geänderten Fassung der Nutzungsbedingungen ist Voraussetzung für die weitere Nutzung des Arbeitgeberportals.
13. Rechte am Arbeitgeberportal bzw. am Webauftritt
Sämtliche Kennzeichenrechte, Rechte an geschäftlichen Bezeichnungen, Namensrechte, Markenrechte, Urheberrechte, Leistungsschutzrechte und sonstige Rechte an dem Portal selbst oder dem Webauftritt der VddB bzw. der VddKO stehen alleine den Versorgungsanstalten zu. Sie dürfen nicht ohne deren vorherige schriftliche Zustimmung genutzt, verbreitet, kopiert, öffentlich zugänglich gemacht, gesendet oder sonst wie verwertet werden.
14. Haftung der VddB bzw. der VddKO
Die VddB bzw. die VddKO als Anbieter haften nur für solche Schäden, die auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten beruhen. Die VddB bzw. die VddKO haften bei Schäden, die sich aus leicht fahrlässigen Verletzungen wesentlicher Vertragspflichten ergeben, nur für den vorhersehbaren typischen Durchschnittsschaden.
Der Nutzer ist verpflichtet, dem Anbieter den Schaden zu ersetzen, der diesem aus einer schuldhaften Verletzung der Pflichten des Nutzers aus diesen Nutzungsbedingungen entsteht.
Der Nutzer stellt den Anbieter im Falle der Nichtbeachtung seiner Verpflichtungen von dessen Haftung gegenüber Dritten vollumfänglich frei. Er wird dem Anbieter den hierdurch entstandenen Schaden auf Nachweis erstatten. Das gilt nur dann nicht, wenn der Nutzer die Pflichtverletzung nachweislich nicht zu vertreten hat.
15. Salvatorische Klausel
Sollten Einzelne der hier geregelten Bedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bedingungen hiervon unberührt.
Versorgungsanstalt der deutschen Bühnen (VddB) | |
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Postanschrift: | Postfach 81 08 51, 81901 München |
E-Mail: | vddb@versorgungskammer.de |
Internet: | www.buehnenversorgung.de |
Versorgungsanstalt der deutschen Kulturorchester (VddKO) | |
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E-Mail: | vddko@versorgungskammer.de |
Internet: | www.orchesterversorgung.de |